Thủ Tục Nhập Khẩu Máy Làm Mát Không Khí 2025

I. Máy làm mát không khí là gì ? Có bắt buộc kiểm tra chất lượng không ?

Máy làm mát không khí (Air Cooler) là thiết bị làm mát hoạt động dựa trên nguyên lý bay hơi nước, giúp hạ nhiệt độ không gian sống hoặc làm việc một cách tự nhiên mà không cần dùng đến khí gas như máy lạnh. Nhờ khả năng tiết kiệm điện năng, dễ sử dụng và thân thiện với môi trường, máy làm mát đang ngày càng được ưa chuộng tại thị trường Việt Nam.

1. Phân loại máy làm mát không khí phổ biến hiện nay

Tùy theo nhu cầu sử dụng và công suất, máy làm mát không khí có thể được chia thành các nhóm sau :

• Máy làm mát dân dụng : Kích thước nhỏ gọn, thích hợp dùng trong phòng ngủ, phòng khách, văn phòng nhỏ.
• Máy làm mát công nghiệp : Công suất lớn, thiết kế chắc chắn, dùng trong nhà xưởng, nhà máy, khu sản xuất.
• Máy quạt hơi nước (Evaporative Air Cooler) : Loại phổ biến nhất, sử dụng nguyên lý bay hơi để giảm nhiệt.
• Máy làm mát di động hoặc cố định : Phân loại theo khả năng di chuyển hoặc lắp đặt cố định tại một vị trí.

Việc xác định chính xác loại thiết bị và mục đích sử dụng là cơ sở để áp mã HS phù hợp và kiểm tra xem có thuộc diện phải kiểm định hay không.

2. Máy làm mát không khí có bắt buộc kiểm tra chất lượng không ?

Máy làm mát không khí có thể thuộc diện kiểm tra chất lượng hoặc không, tùy theo công suất – chức năng – mã HS cụ thể. Hiện nay, chưa có văn bản quy định riêng biệt dành cho toàn bộ nhóm sản phẩm này, nhưng vẫn cần căn cứ vào các văn bản dưới đây để xác định :

• Quyết định 3810/QĐ-BKHCN ngày 18/12/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ – về danh mục sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ KHCN.
• Thông tư 07/2017/TT-BKHCN và các bản cập nhật, quy định việc kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu.
• Thông tư 06/2022/TT-BKHCN sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư 07.
• Trường hợp sản phẩm là thiết bị điện – điện tử có nguy cơ mất an toàn, có thể thuộc nhóm bắt buộc kiểm tra hoặc chứng nhận hợp quy theo QCVN 4:2009/BKHCN hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Lưu ý : Một số máy làm mát công nghiệp công suất cao có thể bị hiểu nhầm là thiết bị điều hòa không khí hoặc thiết bị điện khác – gây nhầm mã HS hoặc áp sai chính sách kiểm tra chất lượng. Do đó, doanh nghiệp nên tra cứu kỹ theo chức năng chính và mô tả chi tiết của sản phẩm.

II. Mã HS code máy làm mát không khí & cách phân loại chính xác

Mã HS (Harmonized System Code) là mã số dùng để phân loại hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc xác định đúng mã HS code máy làm mát không khí là điều kiện tiên quyết để :

• Áp đúng thuế suất nhập khẩu
• Kiểm tra xem có thuộc diện kiểm tra chất lượng hay không
• Tránh rủi ro bị áp mã sai, truy thu thuế hoặc phạt vi phạm hành chính

1. Một số mã HS máy làm mát không khí thường gặp

Tùy vào loại thiết bị, công suất, mục đích sử dụng và cấu tạo, máy làm mát không khí có thể được phân vào các mã HS như :

Lưu ý : Trên thực tế, nhiều loại máy làm mát được nhập khẩu dưới tên gọi thương mại khác nhau như: cooling fan, industrial cooler, evaporative cooler,… nên việc mô tả đúng bản chất kỹ thuật sản phẩm rất quan trọng trong quá trình áp mã.

2. Cách tra mã HS máy làm mát không khí chính xác

Để tra mã HS đúng, doanh nghiệp cần căn cứ vào :

• Cấu tạo thiết bị : Có sử dụng hơi nước, nén khí, điện trở không ?
• Công suất hoạt động : Thiết bị dân dụng hay công nghiệp ?
• Chức năng chính : Làm mát bằng bay hơi hay chỉ là quạt thông gió ?
• Tài liệu kỹ thuật kèm theo : catalogue, datasheet, hướng dẫn vận hành, hình ảnh sản phẩm

Gợi ý : Sử dụng Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam (VCN) hoặc công cụ trên trang https://www.customs.gov.vn để đối chiếu mã HS phù hợp. Trường hợp không chắc chắn, nên gửi văn bản hỏi trước cơ quan hải quan (Cục Kiểm định hoặc Chi cục HQ nơi làm thủ tục).

3. Những rủi ro nếu áp sai mã HS máy làm mát không khí

Việc xác định sai mã HS có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng như :

• Áp sai thuế suất, bị truy thu thuế, nặng hơn là xử phạt vi phạm hành chính
• Áp sai chính sách mặt hàng : bị yêu cầu kiểm tra chất lượng không cần thiết, hoặc ngược lại – bỏ sót thủ tục bắt buộc
• Bị tạm giữ hàng hóa do khai báo không đúng mô tả kỹ thuật
• Mất uy tín với đối tác nếu giao hàng chậm vì vướng thủ tục

III. Thuế nhập khẩu máy làm mát không khí năm 2025

Khi nhập khẩu máy làm mát không khí (Air Cooler) về Việt Nam, doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và có thể được hưởng ưu đãi thuế suất đặc biệt nếu xuất xứ hàng hóa thuộc quốc gia có hiệp định thương mại tự do (FTA) với Việt Nam.

1. Thuế nhập khẩu ưu đãi (MFN)

Thuế suất nhập khẩu thông thường (thuế MFN) áp dụng đối với hàng hóa có xuất xứ từ các quốc gia là thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO).

Tùy theo mã HS, mức thuế MFN năm 2025 như sau (mức tham khảo) :

Do mức thuế khác nhau đáng kể giữa các mã HS, việc xác định chính xác mã hàng rất quan trọng để tránh nộp thừa thuế hoặc bị truy thu sau này.

2. Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Hầu hết các loại máy làm mát không khí đều chịu thuế VAT 10%, tính trên tổng trị giá hàng hóa cộng thuế nhập khẩu :

Giá tính thuế VAT = (Giá CIF + thuế nhập khẩu) x 10%

3. Thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định thương mại (FTA)

Nếu hàng hóa có giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hợp lệ (C/O) theo mẫu FTA, doanh nghiệp có thể được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt, có thể là 0% hoặc thấp hơn thuế MFN.

Ví dụ :

Lưu ý : Để được hưởng ưu đãi, C/O phải đúng mẫu – hợp lệ – nộp đúng thời hạn. Nếu không, hải quan sẽ tính theo thuế MFN mặc định.

4. Hướng dẫn cách tra biểu thuế chính xác

Doanh nghiệp có thể tra cứu biểu thuế nhập khẩu mới nhất tại :

• Website Tổng cục Hải quan: https://www.customs.gov.vn
• Cổng thông tin Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam (VCN) : https://www.vietnamtradenet.gov.vn
• Sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ tư vấn hải quan để đảm bảo áp đúng mã hàng và mức thuế

Kinh nghiệm thực tế : Luôn chuẩn bị sẵn catalogue, datasheet, hình ảnh sản phẩm, mô tả kỹ thuật để chứng minh tính chất hàng hóa khi làm việc với hải quan.

IV. Hồ sơ nhập khẩu máy làm mát không khí cần chuẩn bị

Để thông quan hàng hóa một cách nhanh chóng và tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo đúng quy định. Hồ sơ nhập khẩu máy làm mát không khí bao gồm chứng từ hải quan cơ bản và tài liệu kiểm tra chất lượng (nếu thuộc diện quản lý chuyên ngành).

1. Danh mục chứng từ hải quan cơ bản

Đây là bộ hồ sơ bắt buộc áp dụng cho mọi lô hàng nhập khẩu thông thường :

• Tờ khai hải quan điện tử (thực hiện qua phần mềm VNACCS/VCIS)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)
• Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – nếu có)
• Catalogue, hình ảnh hoặc thông số kỹ thuật sản phẩm

Lưu ý : Nếu hàng nhập từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, EU… có thể yêu cầu nộp C/O mẫu E, AK, AJ, EUR.1… để được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.

2. Các tài liệu kiểm tra chất lượng (nếu cần)

Máy làm mát không khí có thể thuộc diện kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận hợp quy, tùy theo mã HS và cấu tạo thiết bị. Trong trường hợp đó, cần chuẩn bị thêm các hồ sơ sau :

• Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu (nộp qua hệ thống một cửa quốc gia – NSW)
• Phiếu kết quả thử nghiệm/test report do trung tâm kiểm định cấp (nếu có)
• Bản tự công bố hợp quy hoặc giấy chứng nhận hợp quy
• Giấy ủy quyền của nhà sản xuất (nếu doanh nghiệp đại diện công bố hợp quy tại Việt Nam)
• Tài liệu kỹ thuật : hướng dẫn sử dụng, bản mô tả cấu tạo…

Tham khảo các quy định liên quan tại :
Thông tư 07/2017/TT-BKHCN, Thông tư 06/2022/TT-BKHCN, Quyết định 3810/QĐ-BKHCN

3. Một số biểu mẫu phụ lục khác (nếu có)

Tùy vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm :

• Phiếu tiếp nhận hồ sơ kiểm tra chất lượng (do cơ quan chuyên ngành cấp)
• Biên bản kiểm tra thực tế hàng hóa (trong trường hợp bị kiểm hóa)
• Công văn đề nghị xác nhận mã HS (nếu có nghi ngờ mã hàng)
• Tờ khai bổ sung hồ sơ hợp lệ hoặc công văn giải trình (nếu có sai sót)

Kinh nghiệm thực tế :
Để tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần, doanh nghiệp nên chuẩn bị song song cả bộ chứng từ thương mại và kỹ thuật, đồng thời tham khảo chính sách mặt hàng trên hệ thống NSW hoặc hỏi trước cơ quan hải quan.

V. Quy trình nhập khẩu máy làm mát không khí chi tiết

Việc nắm rõ quy trình nhập khẩu máy làm mát không khí (Air Cooler) sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện, bao gồm cả quy trình kiểm tra chất lượng (nếu có).

1. Các bước nhập khẩu máy làm mát không khí từ A–Z

Bước 1 : Ký hợp đồng & đặt hàng

• Thỏa thuận các điều kiện thương mại (Incoterms), thời gian giao hàng, phương thức thanh toán.
• Yêu cầu nhà cung cấp gửi trước catalogue, thông số kỹ thuật và hóa đơn Proforma để tra mã HS, kiểm tra chính sách mặt hàng.

Bước 2 : Làm thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng (nếu cần)

• Trước khi hàng về, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng qua hệ thống một cửa quốc gia (NSW).
• Nơi nộp : Trung tâm kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 1, 2 hoặc 3 (QUATEST), hoặc cơ quan chuyên ngành do Bộ KHCN/Bộ Công Thương chỉ định.

Bước 3 : Hàng cập cảng – nhận thông báo hàng đến

• Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu/forwarder.
• Chuẩn bị bộ chứng từ : hóa đơn, vận đơn, packing list, C/O (nếu có), hồ sơ kỹ thuật...

Bước 4 : Mở tờ khai hải quan

• Khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS (có thể tự khai hoặc thuê dịch vụ khai thuê hải quan).
• Chờ phân luồng (xanh, vàng, đỏ) và chuẩn bị hồ sơ bổ sung nếu bị yêu cầu kiểm tra hồ sơ/thực tế.

Bước 5 : Thực hiện kiểm tra chất lượng (nếu thuộc diện quản lý)

• Cung cấp mẫu hàng hoặc tài liệu kỹ thuật cho cơ quan kiểm định.
• Nhận phiếu kết quả kiểm tra và nộp lại cho hải quan để hoàn tất thủ tục thông quan.

Bước 6 : Nộp thuế và thông quan

• Nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT (và các loại thuế khác nếu có).
• Hoàn thành thông quan – nhận hàng ra khỏi cảng/kho.

2. Quy trình kiểm tra chất lượng máy làm mát không khí (nếu áp dụng)

Các bước thực hiện :

1. Đăng ký kiểm tra trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (NSW)
2. Gửi hồ sơ + mẫu hàng (hoặc bản mô tả kỹ thuật)
3. Cơ quan chuyên ngành kiểm tra và cấp kết quả
4. Doanh nghiệp nộp lại kết quả kiểm tra cho hải quan

Lưu ý : Thời gian kiểm tra có thể từ 3–7 ngày làm việc tùy theo đơn vị kiểm định và mức độ phức tạp của sản phẩm.

3. Thời gian xử lý & chi phí liên quan

Mẹo tiết kiệm thời gian : Doanh nghiệp nên đăng ký kiểm tra chất lượng trước khi hàng về, chuẩn bị hồ sơ song song để có thể mở tờ khai và kiểm tra cùng lúc, tránh phát sinh lưu bãi.

VI. Một số lưu ý & kinh nghiệm khi nhập khẩu máy làm mát Air Cooler

Nhập khẩu máy làm mát không khí (Air Cooler) tuy không quá phức tạp nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không nắm rõ chính sách mặt hàng, quy trình hải quan và cách xử lý chứng từ. Dưới đây là một số lưu ý và kinh nghiệm quan trọng dành cho doanh nghiệp:

1. Lưu ý về xuất xứ hàng hóa : Made in China, Thái Lan, EU…

Xuất xứ ảnh hưởng đến thuế suất nhập khẩu và chính sách ưu đãi. 

Doanh nghiệp cần :

• Kiểm tra rõ nguồn gốc xuất xứ (CO – Certificate of Origin) của hàng hóa để :
  • Hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các FTA (ACFTA – Trung Quốc, ATIGA – ASEAN, EVFTA – châu Âu…)
  • Tránh bị áp thuế chống bán phá giá với một số mặt hàng từ Trung Quốc (nếu có quy định tại thời điểm nhập)
• Không nhầm lẫn giữa nơi giao hàng và xuất xứ thực tế – vì một số nhà cung cấp trung gian có thể ghi "Made in Thailand" trong invoice nhưng hàng thực tế lại có nguồn gốc từ Trung Quốc.

Mẹo : Yêu cầu đối tác cung cấp C/O đúng mẫu ngay từ khi đàm phán hợp đồng để tránh rủi ro khi làm thủ tục.

2. Một số rủi ro thường gặp và cách phòng tránh

3. Nên tự làm hay thuê dịch vụ khai thuê hải quan ?

Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm về thủ tục nhập khẩu hoặc nhân sự hạn chế, nên thuê dịch vụ khai thuê hải quan để đảm bảo :

• Xử lý chứng từ nhanh, hạn chế sai sót
• Tư vấn chính sách mặt hàng, mã HS chính xác
• Hỗ trợ làm kiểm tra chất lượng, xin công bố hợp quy (nếu cần)
• Giúp tiết kiệm chi phí gián tiếp (lưu kho, phạt chậm, sai khai báo…)

Tuy nhiên, với doanh nghiệp có bộ phận logistics nội bộ mạnh và am hiểu chính sách hải quan, hoàn toàn có thể tự làm để kiểm soát chi phí tốt hơn.

Kết luận

Nhập khẩu máy làm mát không khí (Air Cooler) tuy không thuộc nhóm hàng đặc biệt, nhưng vẫn cần doanh nghiệp nắm rõ mã HS, áp dụng thuế suất đúng quy định, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan và tuân thủ quy trình kiểm tra chất lượng nếu sản phẩm thuộc diện quản lý chuyên ngành.

Lời khuyên : Hãy kiểm tra kỹ chính sách mặt hàng trước khi nhập, đảm bảo đầy đủ chứng từ ngay từ đầu và hợp tác với đơn vị logistics/khai thuê hải quan uy tín để tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro không đáng có.

Liên hệ đội ngũ chuyên gia của Tiximax Logistics – Cam kết tư vấn nhanh, đúng luật, tối ưu chi phí !