1. Thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan là gì?
Đây là thủ tục cho phép người nhận gửi trả lô hàng đã về Việt Nam nhưng chưa được thông quan, tức là chưa hoàn tất khai báo nhập khẩu để đưa hàng vào lưu thông.
Hàng thường được gửi trả về nơi xuất phát khi có một số lý do rõ ràng như giao sai hàng, hàng lỗi hoặc thiếu giấy phép chuyên ngành. Vì lô hàng vẫn nằm dưới sự giám sát của hải quan tại kho, bãi hoặc cảng, mọi bước xử lý đều cần được cơ quan hải quan nơi giữ hàng xác nhận trước khi thực hiện.
2. Thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan áp dụng cho 3 trường hợp
Thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan áp dụng khi lý do rơi vào một trong ba nhóm: giao sai hàng, hàng lỗi hoặc thiếu giấy phép chuyên ngành. Hàng chưa thông quan vẫn ở trạng thái chưa hoàn tất khai báo nhập khẩu. Trạng thái này khác hàng đã thông quan, và nó ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ lẫn thuế. Tuy nhiên, nếu lỗi nhỏ và có thể sửa, hãy hỏi hải quan có cách xử lý khác trước khi quyết định trả hàng.
2.1 Giao sai hàng thì có được xuất trả không?
Có. Giao sai hàng là khi hàng về khác chủng loại, số lượng hoặc người nhận so với hợp đồng và hóa đơn. Ví dụ, kiện về thiếu hàng hoặc mang mã khác với đơn đặt. Trong thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan, người nhận cần chứng minh sai lệch bằng hóa đơn, packing list và thư trao đổi với bên bán.
2.2 Hàng lỗi có được trả lại trước khi thông quan không?
Hàng lỗi thuộc một trong ba nhóm xuất trả. Người nhận cần ghi nhận lỗi ngay tại kho. Lập biên bản kiểm đếm, chụp ảnh và quay video khi mở kiện, đồng thời giữ kiện còn nguyên tem.
Nguyên nhân lỗi cũng quyết định hướng khiếu nại, chẳng hạn lỗi từ nhà sản xuất khác với hư hỏng do vận chuyển. Với hàng lỗi, bằng chứng hiện trạng quyết định phần lớn hồ sơ.
2.3 Thiếu giấy phép chuyên ngành có được xuất trả không?
Thiếu giấy phép chuyên ngành là một trong ba lý do xuất trả. Lô hàng thiếu giấy phép chưa đủ điều kiện thông quan.
Trước tiên, xác định cơ quan cấp phép cho nhóm hàng đó. Sau đó, hỏi hải quan xem lô hàng xuất trả hay phải bổ sung giấy phép. Điều kiện cụ thể chưa xác minh, nên bài này không tự kết luận thay cơ quan có thẩm quyền.
3. Hồ sơ nào cần chuẩn bị để xuất trả hàng chưa thông quan?
Bộ hồ sơ cho thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan gồm ba nhóm: chứng từ gốc của lô hàng, văn bản nêu lý do và tờ khai hải quan đã đăng ký kèm số tham chiếu. Chưa có danh sách biểu mẫu chính thức đã xác minh. Vì vậy, tên từng giấy tờ cần xác nhận với hải quan trước khi nộp.
3.1 Chứng từ gốc của lô hàng gồm những gì?
- Hợp đồng và hóa đơn thương mại, đối chiếu số lượng và giá trị
- Vận đơn và packing list, khớp với số kiện thực tế
Chứng từ phải khớp với kiện hàng để hải quan đối chiếu. Nếu số kiện trên vận đơn lệch so với thực tế, do đó bạn cần giải trình trước khi làm hồ sơ.
3.2 Giấy tờ chứng minh lý do xuất trả gồm những gì?
- Ảnh và video mở kiện, kiện hàng còn nguyên tem
- Biên bản kiểm đếm hoặc xác nhận chưa đủ giấy phép chuyên ngành
Trong thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan, văn bản lý do chỉ nêu một nguyên nhân: giao sai, lỗi hoặc thiếu giấy phép. Hai nguyên nhân trong cùng một văn bản khiến hải quan khó xác định hướng xử lý.
4. Các bước làm thủ tục xuất trả hàng chưa thông quan gồm những bước nào?
Trong thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan, bốn bước đi theo đúng thứ tự: xác định lý do, xin hướng dẫn hải quan, lập hồ sơ khai báo và vận chuyển hàng về nơi gửi. Mỗi bước cần một kết quả cụ thể trước khi sang bước sau. Thiếu một bước, các bước tiếp theo sẽ thiếu căn cứ.
4.1 Xác định lý do và đối chiếu chứng từ
Chọn đúng một trong ba lý do: giao sai, lỗi hoặc thiếu giấy phép. Đối chiếu chứng từ gốc với kiện hàng thực tế. Kết quả cần có là bảng ghi các điểm khớp và lệch, làm căn cứ cho bước hai.
4.2 Thông báo và xin hướng dẫn từ cơ quan hải quan
Liên hệ chi cục hải quan quản lý địa điểm đang lưu giữ hàng. Tiếp theo, hỏi rõ hồ sơ và thứ tự thủ tục áp dụng cho lô hàng. Ghi lại tên cán bộ tiếp nhận, ngày làm việc và nội dung hướng dẫn. Kết quả cần có là hướng dẫn chính thức cho đúng lô hàng đó.
4.3 Lập hồ sơ và khai báo xuất trả
Hoàn thiện bộ chứng từ đã liệt kê ở mục hồ sơ. Khai báo theo đúng hướng dẫn đã nhận, bởi vì tự đặt mẫu giấy dễ sai. Lưu số tham chiếu và bản sao toàn bộ hồ sơ, vì cơ quan có thể cần đối chiếu sau này.
4.4 Vận chuyển hàng về nơi gửi
Chỉ đưa hàng ra khỏi nơi lưu giữ khi hải quan xác nhận cho phép xuất trả. Chọn phương án vận chuyển chiều về và xác nhận chi phí bằng báo giá có văn bản trước khi đi. Ví dụ, kiện nặng cần so sánh cước theo kg với cước theo thể tích trước khi quyết định.
5. Hàng xuất trả chưa thông quan có phải nộp thuế nhập khẩu không?
Với thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan, việc nộp hay hoàn thuế phụ thuộc vào việc đã tạm nộp tiền thuế hay chưa. Chưa có mức thuế hay điều kiện hoàn thuế đã xác minh, nên bài này không nêu con số. Nền tảng pháp lý gồm Luật Hải quan số 54/2014/QH13 và Thông tư 38/2015/TT-BTC. Cả hai văn bản cần đối chiếu với bản gốc và phiên bản đang có hiệu lực trước khi áp dụng.
5.1 Thuế đã tạm nộp thì xử lý ra sao?
Trước tiên, xác định số tiền đã tạm nộp và chứng từ nộp tiền. Sau đó, hỏi điều kiện hoàn thuế theo văn bản hiện hành với cơ quan thuế và hải quan. Đừng nộp hồ sơ hoàn thuế khi số tiền trên tờ khai và biên lai chưa khớp nhau.
5.2 Thuế chưa nộp thì cần xác nhận điều gì?
Xin hải quan xác nhận bằng văn bản rằng lô hàng không phát sinh nghĩa vụ thuế khi làm thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan. Văn bản này là căn cứ giải trình khi có yêu cầu. Cuối cùng, giữ toàn bộ chứng từ của lô hàng đến khi thủ tục kết thúc.
6. Chi phí lưu kho và vận chuyển chiều về tính thế nào?
Chi phí khi làm thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan gồm ba khoản: phí lưu kho, cước chiều về và phí thủ tục. Chưa có bảng giá đã xác minh, nên bảng dưới đây chỉ nêu cách tính và yếu tố làm tăng chi phí.
| Khoản phí | Cách tính | Yếu tố làm tăng chi phí |
|---|---|---|
| Phí lưu kho hoặc cảng | Theo số ngày hàng nằm chờ tại kho hoặc cảng | Chờ hướng dẫn lâu, hồ sơ phải bổ sung |
| Cước vận chuyển chiều về | Theo trọng lượng, thể tích và tuyến đường | Kiện nặng, kích thước lớn, tuyến ít lịch chạy |
| Phí thủ tục và kiểm tra | Theo yêu cầu của hải quan với từng lô | Hàng phải kiểm tra thực tế, hồ sơ thiếu |
6.1 Phí lưu kho tính theo những yếu tố nào?
Số ngày hàng nằm chờ là yếu tố làm phí lưu kho tăng. Do đó, tốc độ xin hướng dẫn quyết định phần lớn chi phí này. Hỏi rõ mức phí, thời gian miễn phí và cách tính trước khi gửi hàng vào kho hoặc cảng.
6.2 Cước vận chuyển chiều về phụ thuộc điều gì?
Trọng lượng và thể tích thực tế của kiện hàng
Tuyến đường và phương thức vận chuyển đã chọn
Xin báo giá theo từng lô trước khi quyết định. Báo giá có văn bản, nhất là khi có nhiều phương án, giúp so sánh các lựa chọn trên cùng một điều kiện.
7. Xuất trả hàng chưa thông quan khác gì xuất trả hàng đã thông quan?
| Tiêu chí | Hàng chưa thông quan | Hàng đã thông quan |
|---|---|---|
| Trạng thái hải quan | Chưa hoàn tất khai báo nhập khẩu | Đã hoàn tất thông quan |
| Hồ sơ | Bổ sung văn bản nêu lý do xuất trả | Kiểm tra theo quy định hiện hành |
| Thuế | Kiểm tra riêng phần đã tạm nộp hoặc chưa nộp | Xác nhận lại với cơ quan thuế |
| Cơ quan xác nhận | Hải quan nơi đang lưu giữ hàng | Xác nhận lại với cơ quan có thẩm quyền |
Tuy nhiên, bảng trên chưa đủ mọi tiêu chí đã xác minh. Cần xác nhận lại với Tổng cục Hải quan trước khi chuẩn bị hồ sơ.
8. Lỗi nào khiến việc xuất trả hàng chưa thông quan chậm hoặc tốn kém?
Bốn lỗi phổ biến khi làm thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan đều làm chậm tiến độ hoặc tăng chi phí. Mỗi lỗi có cách tránh riêng.
Để hàng nằm kho khi chưa có hướng dẫn: phí lưu kho tăng theo từng ngày. Hỏi hải quan trước khi chờ.
Hồ sơ không khớp chứng từ gốc: dễ phát sinh yêu cầu bổ sung. Đối chiếu số kiện trước khi nộp.
Vận chuyển về trước khi có xác nhận: phát sinh cước không cần thiết. Chỉ đi sau khi có văn bản cho phép.
Văn bản không ghi rõ lý do: hải quan khó xác định hướng xử lý. Ghi một nguyên nhân, kèm bằng chứng.
Xem thêm: Thủ Tục Thông Quan Nhập Khẩu: Checklist Giấy Tờ Cần Thiết | TIXIMAX
9. Kết luận về thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan
Ba lý do giao sai, lỗi hoặc thiếu giấy phép là căn cứ để làm thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan. Xác định rõ lý do và nhóm hàng trước khi làm hồ sơ, còn lý do hàng bị giữ lại được giải thích trong Thông quan hàng hóa là gì và vì sao hàng bị giữ lại
Ba nhóm lý do: giao sai hàng, hàng lỗi và thiếu giấy phép chuyên ngành.
Hồ sơ gồm chứng từ gốc, văn bản nêu lý do và tờ khai đã đăng ký.
Bốn bước: xác định lý do, xin hướng dẫn hải quan, lập hồ sơ, vận chuyển về.
Thuế cần xác nhận với hải quan, còn phí lưu kho cần hỏi kho hoặc cảng trước khi chờ.
Tiêu chí phân biệt với hàng đã thông quan cần xác nhận lại trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Tiximax Logistics VN là đơn vị logistics tại Việt Nam, nhận hỗ trợ đối chiếu chứng từ và sắp xếp vận chuyển cho lô hàng nhập khẩu.
Tiximax Logistics VN hỗ trợ thủ tục thông quan cho hàng hóa từ Nhật Bản, Indonesia, Philippines, Thụy Sĩ và nhiều quốc gia khác trên thế giới. Với thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan, đội ngũ có thể hỗ trợ đối chiếu chứng từ, làm việc theo hướng dẫn của cơ quan hải quan và sắp xếp vận chuyển chiều về. Mỗi lô hàng được xử lý theo hồ sơ thực tế và quy định hiện hành, nên kết quả cụ thể phụ thuộc vào từng trường hợp. Liên hệ sớm giúp bạn chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi đưa ra quyết định.
Lô hàng của bạn đang chờ thông quan?
Chuẩn bị sẵn chứng từ gốc, lý do xuất trả và vị trí lưu kho. Với đầy đủ thông tin này, đội ngũ hỗ trợ có thể xác nhận hướng xử lý và báo giá theo từng lô.
Gửi thông tin lô hàngCâu hỏi thường gặp
Thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan là gì?
Đây là việc gửi trả lại lô hàng đã nhập về cảng hoặc kho nhưng chưa hoàn tất thông quan, thường về phía người bán nước ngoài. Thủ tục này thường được áp dụng khi hàng giao sai, bị lỗi hoặc thiếu giấy phép chuyên ngành, và cần được cơ quan hải quan hướng dẫn, kiểm tra trước khi làm các bước tiếp theo.
Thủ tục xuất trả hàng nhập khẩu chưa thông quan khác gì hàng đã thông quan?
Điểm khác biệt chính nằm ở trạng thái của lô hàng. Hàng chưa thông quan chưa hoàn tất nhập khẩu nên chưa phát sinh nghĩa vụ thuế chính thức theo cách của hàng đã thông quan. Hàng đã thông quan thì đã qua các bước khai báo và nộp thuế, nên khi đưa ra khỏi nước phải xử lý theo quy định riêng. Chi tiết cụ thể nên đối chiếu với quy định hải quan hiện hành.
Hàng giao sai hoặc hàng lỗi có được xuất trả khi chưa thông quan không?
Trong nhiều trường hợp có thể xuất trả, miễn là lý do được chứng minh bằng chứng từ phù hợp như hóa đơn, phiếu đóng gói, biên bản kiểm tra hoặc hình ảnh hàng hóa. Trước khi thực hiện, người nhập khẩu thường cần thông báo và xin hướng dẫn từ cơ quan hải quan, vì mỗi trường hợp có thể áp dụng cách xử lý khác nhau.
Hồ sơ xuất trả hàng chưa thông quan gồm những chứng từ nào?
Thông thường gồm chứng từ gốc của lô hàng như hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, vận đơn và phiếu đóng gói, cùng với giấy tờ chứng minh lý do xuất trả như biên bản kiểm tra, thông báo lỗi hoặc ảnh chụp hàng hóa. Danh mục chi tiết cần đối chiếu với quy định hải quan hiện hành và yêu cầu của từng trường hợp.
Hàng nhập khẩu chưa thông quan khi xuất trả có phải nộp thuế nhập khẩu không?
Nếu hàng chưa nộp thuế thì thường không phát sinh thuế nhập khẩu khi xuất trả. Nếu đã tạm nộp thuế, việc xử lý sẽ theo hướng dẫn của cơ quan hải quan, bao gồm đối chiếu biên lai, xác nhận tình trạng hàng và thủ tục hoàn hoặc điều chỉnh số thuế đã nộp theo quy định.
Phí lưu kho và cước vận chuyển chiều về được tính như thế nào khi xuất trả hàng chưa thông quan?
Chi phí thường phụ thuộc vào số ngày lưu kho, kích thước và trọng lượng hàng, khoảng cách vận chuyển, điều kiện giao nhận và đơn vị thực hiện. Con số cụ thể cần được tính theo báo giá thực tế của các bên liên quan, nên không có mức chung áp dụng cho mọi lô hàng.
Lỗi nào thường khiến việc xuất trả hàng chưa thông quan bị chậm hoặc phát sinh chi phí?
Các lỗi hay gặp gồm chứng từ không khớp nhau, chưa thông báo sớm cho hải quan, thiếu bằng chứng về lý do xuất trả, chưa xác định rõ số thuế đã tạm nộp hoặc chưa nộp, và để hàng nằm lâu tại kho. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đối chiếu thông tin ngay từ đầu giúp hạn chế những phát sinh này.
