1. Tờ khai thông quan là gì và dùng để làm gì?
Đây là bản khai chính thức gửi cho hải quan. Trong thực tế, nhiều người gọi nó là tờ khai hải quan, và hai cách gọi chỉ cùng một loại giấy tờ.
Hải quan dựa vào thông tin trên tờ khai để tính thuế, phân loại hàng và quyết định có kiểm tra thực tế hay không. Khi số liệu khớp với hóa đơn và vận đơn, hồ sơ ít phải giải trình thêm. Chỉ một con số khai sai cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại.
Hiểu đúng tờ khai thông quan là gì giúp người gửi hàng khai chuẩn ngay từ đầu. Trước khi nộp, hãy đối chiếu từng dòng với hóa đơn, vận đơn và phiếu đóng gói.
Khác biệt nằm ở chiều hàng hóa đi qua biên giới. Chiều nhập dùng tờ khai nhập khẩu cho hàng từ nước ngoài vào Việt Nam. Chiều xuất dùng tờ khai xuất khẩu cho hàng từ Việt Nam ra nước ngoài.
| Tiêu chí | Tờ khai nhập khẩu | Tờ khai xuất khẩu |
|---|---|---|
| Chiều hàng hóa | Từ nước ngoài vào Việt Nam | Từ Việt Nam ra nước ngoài |
| Trọng tâm kiểm tra | Thuế nhập khẩu, xuất xứ, giấy phép chuyên ngành (nếu có) | Đối chiếu hàng xuất với hợp đồng và hóa đơn |
| Chứng từ đi kèm thường gặp | Hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói | Hóa đơn, hợp đồng, phiếu đóng gói, vận đơn |
Hiểu tờ khai thông quan là gì ở cả hai chiều giúp bạn tách hồ sơ đúng. Hai loại đều là bản khai gửi hải quan, chỉ khác trọng tâm kiểm tra và bộ chứng từ đi kèm. Do đó, nếu vừa xuất vừa nhập, mỗi chiều cần một bộ riêng và nên tách từ đầu để tránh nhầm số khi tra cứu.
2. Tờ khai thương mại khác tờ khai phi mậu dịch ở đâu?
Nhóm thương mại áp dụng cho hàng có giao dịch mua bán, tức có hợp đồng hoặc hóa đơn giữa bên bán và bên mua. Ví dụ, quà biếu không mua bán thuộc nhóm phi mậu dịch.
Để hiểu tờ khai thông quan là gì ở nhóm phi mậu dịch, chỉ cần nhớ một điều: hàng không mua bán có hồ sơ khác nhóm thương mại. Cách khai chi tiết nằm ngoài phạm vi bài này, bạn nên đọc bài chuyên đề về tờ khai phi mậu dịch.
VNACCS là hệ thống khai hải quan điện tử. Người khai nhập dữ liệu lên hệ thống, gửi đi và nhận số tờ khai. Số tờ khai là mã để tra cứu lô hàng về sau.
Dù khai điện tử, bản chất vẫn là bản khai gửi hải quan. Khác biệt nằm ở nơi lưu dữ liệu. Do đó, muốn sửa thông tin, người khai thường làm trên hệ thống, không chỉnh tay trên bản in.
3. Tờ khai có những trường thông tin chính nào?
Muốn hiểu tờ khai thông quan là gì ở mức chi tiết, cần biết các nhóm trường chính. Mỗi nhóm trả lời một câu hỏi của hải quan: ai khai, hàng gì, trị giá bao nhiêu và đi theo chứng từ nào.
- Người khai: tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp hoặc cá nhân.
- Loại hình và chiều hàng: nhập hay xuất, thương mại hay phi mậu dịch.
- Thông tin hàng: tên hàng, mã HS (mã phân loại hàng hóa), số lượng, đơn vị tính, xuất xứ.
- Trị giá và tiền tệ: trị giá khai báo, đồng tiền, tỷ giá áp dụng.
- Chứng từ và vận chuyển: số hóa đơn, hợp đồng, vận đơn, cửa khẩu hoặc cảng nhận hàng.
Tên trường và cách bố trí có thể khác theo phiên bản hệ thống, nên hãy đối chiếu với mẫu đang dùng. Ba lỗi khai sai cần tránh là:
- Chọn sai mã HS.
- Trị giá không khớp hóa đơn.
- Số lượng lệch so với phiếu đóng gói.
Trước khi gửi, đối chiếu từng dòng với chứng từ giúp tránh phải sửa lại hồ sơ.
4. Trạng thái đã thông quan nghĩa là gì?
Đã thông quan nghĩa là hải quan đã xử lý xong khâu khai báo. Hàng cũng đã qua khâu kiểm tra. Dòng trạng thái ấy không có nghĩa hàng đã nằm trong tay người nhận; hàng vẫn phải rời cảng hoặc kho và có thể phát sinh phí.
Khi thấy trạng thái này, làm ba việc sau:
- Kiểm tra số tờ khai và ngày đăng ký có khớp với lô hàng đang theo dõi.
- Đối chiếu số tờ khai với vận đơn và hóa đơn để chắc đúng lô.
- Hỏi kho hoặc đơn vị vận chuyển về thời điểm nhận hàng và các khoản phí sau thông quan.
Tuy nhiên, cách hiển thị có thể khác giữa các hệ thống. Nếu hiển thị khác, hàng có thể đang chờ kiểm tra hoặc chờ bổ sung chứng từ. Vì vậy, đọc kỹ thông báo đi kèm trước khi làm bước tiếp theo.
Người khai là chủ hàng, tức bên xuất khẩu hoặc bên nhập khẩu. Chủ hàng có thể tự khai, hoặc ủy quyền cho đại lý hải quan hay đơn vị logistics làm thủ tục thay.
Tuy nhiên, người được ủy quyền vẫn phải kiểm tra thông tin trước khi khai, vì sai sót vẫn ảnh hưởng đến lô hàng. Chủ hàng nên yêu cầu bản đối chiếu ba con số chính: trị giá, số lượng và mã HS. Điều kiện pháp lý cụ thể nên đối chiếu với văn bản hiện hành của cơ quan hải quan và Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
5. Khi nào cần làm tờ khai hải quan?
Cần khai khi hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu đi qua cửa khẩu, cảng hoặc sân bay của Việt Nam. Ba tình huống thường gặp là:
- Nhập hàng về để bán hoặc đưa vào sản xuất.
- Xuất hàng đi nước ngoài để bán hoặc giao cho đối tác.
- Gửi hoặc nhận hàng mẫu, quà biếu qua đường quốc tế.
Tuy nhiên, với hàng gửi cá nhân, hình thức khai và mức yêu cầu có thể khác. Ngoài ra, mặt hàng thuộc danh mục chuyên ngành hoặc hạn chế có thể cần giấy tờ kèm theo, hoặc phải kiểm tra thực tế. Hãy kiểm tra quy định trước khi gửi.
6. Kết luận: tờ khai thông quan là gì và cần nhớ gì?
Tờ khai thông quan là bản khai gửi hải quan để xin làm thủ tục cho hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
Chiều hàng quyết định nhập hay xuất, còn mục đích mua bán quyết định thương mại hay phi mậu dịch.
Đã thông quan nghĩa là qua khâu hải quan, nhưng chưa chắc hàng đã giao, nên cần đối chiếu số tờ khai với vận đơn.
Người khai là chủ hàng hoặc người được ủy quyền, và phải kiểm tra trị giá, số lượng, mã HS trước khi nộp.
Tiximax Logistics là đơn vị logistics tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ hỗ trợ thủ tục thông quan.
Cần rà soát thông tin khai trước khi gửi hàng?
Gửi thông tin lô hàng để được tư vấn chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan. Mọi khoản phí được xác nhận trước khi thực hiện, không phát sinh ngoài báo giá đã xác nhận.
Nhận tư vấnCâu hỏi thường gặp
Tờ khai hải quan và tờ khai thông quan có phải là một không?
Có. Tờ khai hải quan là cách gọi khác của tờ khai thông quan, đều là bản khai chính thức gửi cho cơ quan hải quan để xin làm thủ tục cho hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Khi gặp một trong hai cụm từ, bạn có thể hiểu là cùng một loại giấy tờ. Dữ liệu trên tờ khai là căn cứ để hải quan tính thuế và phân loại hàng.
Tờ khai nhập khẩu và tờ khai xuất khẩu khác nhau thế nào?
Khác nhau ở chiều hàng hóa. Tờ khai nhập khẩu dùng cho hàng từ nước ngoài vào Việt Nam, còn tờ khai xuất khẩu dùng cho hàng từ Việt Nam ra nước ngoài. Trọng tâm kiểm tra cũng khác: hàng nhập thường xét thuế, xuất xứ và giấy phép chuyên ngành nếu có, còn hàng xuất đối chiếu với hợp đồng và hóa đơn.
Tờ khai thương mại và tờ khai phi mậu dịch khác nhau ra sao?
Nhóm thương mại áp dụng cho hàng có giao dịch mua bán, tức có hợp đồng hoặc hóa đơn giữa bên bán và bên mua. Nhóm phi mậu dịch áp dụng cho hàng không mua bán, ví dụ quà biếu. Hồ sơ và cách khai của hai nhóm không giống nhau, nên cần xác định đúng nhóm trước khi nộp.
Trạng thái đã thông quan có nghĩa là hàng đã về tay chưa?
Chưa chắc. Đã thông quan nghĩa là hải quan đã xử lý xong khâu khai báo và cho hàng qua khâu kiểm tra. Hàng vẫn phải rời cảng hoặc kho, và có thể phát sinh phí. Muốn biết hàng đã về tay chưa, hãy đối chiếu số tờ khai với vận đơn và hỏi đơn vị vận chuyển về thời điểm nhận hàng.
Ai là người được khai tờ khai thông quan?
Người khai là chủ hàng, tức bên xuất khẩu hoặc bên nhập khẩu. Chủ hàng có thể tự khai hoặc ủy quyền cho đại lý hải quan hay đơn vị logistics làm thủ tục. Dù ủy quyền, người được ủy quyền vẫn phải kiểm tra thông tin trước khi khai. Điều kiện pháp lý cụ thể nên đối chiếu với văn bản hiện hành.
Khi nào phải làm tờ khai hải quan?
Phải khai khi hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu đi qua cửa khẩu, cảng hoặc sân bay của Việt Nam. Các trường hợp thường gặp gồm nhập hàng để bán, xuất hàng đi bán hoặc giao đối tác, và gửi hay nhận hàng mẫu, quà biếu qua đường quốc tế. Với hàng gửi cá nhân, nên kiểm tra quy định hiện hành trước khi gửi.
VNACCS là gì và có liên quan gì đến tờ khai điện tử?
VNACCS là hệ thống khai hải quan điện tử. Người khai nhập dữ liệu lên hệ thống, gửi đi và nhận số tờ khai. Số tờ khai là mã để tra cứu trạng thái lô hàng về sau. Tên đầy đủ và phạm vi chức năng của hệ thống nên xác nhận theo hướng dẫn chính thức của cơ quan hải quan.
