1. Dịch vụ làm thủ tục hải quan là gì?
Dịch vụ hải quan hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, khai báo và phối hợp xử lý thủ tục cho hàng xuất nhập khẩu. Tùy phạm vi hợp đồng, đơn vị cung cấp có thể đảm nhận từng công đoạn hoặc toàn bộ quy trình. Nhờ đó, chủ hàng giảm sai sót chứng từ, chủ động kế hoạch nhận hàng và hạn chế chi phí lưu kho, lưu bãi phát sinh.
Dịch vụ hải quan là hình thức doanh nghiệp hoặc cá nhân thuê một đơn vị chuyên môn hỗ trợ thực hiện thủ tục cho hàng xuất nhập khẩu. Tùy theo hợp đồng, đơn vị cung cấp có thể đảm nhận một phần hoặc toàn bộ quy trình.
* Trước hết, đội ngũ phụ trách kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
* Tiếp theo, thông tin sản phẩm được rà soát để xác định chính sách mặt hàng và đề xuất mã HS phù hợp.
* Sau đó, đơn vị dịch vụ thực hiện khai báo hải quan điện tử theo phạm vi được phép.
* Ngoài ra, các bên phối hợp xử lý yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
* Cuối cùng, đơn vị phụ trách hỗ trợ thực hiện nghĩa vụ thuế và theo dõi tiến độ xử lý lô hàng.
Tuy nhiên, đơn vị dịch vụ không có quyền quyết định kết quả thông quan. Quyết định cuối cùng thuộc cơ quan hải quan và phụ thuộc vào hồ sơ, chính sách mặt hàng cùng kết quả kiểm tra. Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin chính xác ngay từ đầu để hạn chế việc bổ sung hoặc điều chỉnh.
2. Ai nên sử dụng dịch vụ làm thủ tục hải quan?
Dịch vụ hải quan phù hợp với tổ chức và cá nhân có hoạt động xuất nhập khẩu nhưng thiếu kinh nghiệm, nhân sự hoặc thời gian xử lý hồ sơ.
- Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa:
Trước hết, các công ty nhập nguyên vật liệu, máy móc, linh kiện hoặc hàng tiêu dùng thường phải xử lý nhiều loại chứng từ. Dịch vụ này đặc biệt hữu ích với hàng FCL nguyên container hoặc LCL ghép container trên tuyến Nhật Bản – Việt Nam.
- Người kinh doanh nhỏ lẻ, chủ shop online: Bên cạnh đó, người kinh doanh nhỏ có thể gặp khó khăn khi xác định chính sách nhập khẩu cho từng sản phẩm. Loại hàng, trị giá và phương thức vận chuyển đều có thể làm thay đổi yêu cầu về hồ sơ. Vì vậy, việc kiểm tra trước giúp chủ hàng chuẩn bị đúng giấy tờ và hạn chế phát sinh khi hàng về.
- Doanh nghiệp chưa có nhân sự xuất nhập khẩu: Ngoài ra, thuê dịch vụ hải quan giúp đơn vị quy mô nhỏ không phải duy trì một bộ phận chuyên trách. Tuy nhiên, khách hàng vẫn cần bố trí người cung cấp thông tin và xác nhận dữ liệu trước khi khai báo.
- Doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình: Cuối cùng, những công ty đã có kinh nghiệm vẫn có thể thuê ngoài vào mùa cao điểm hoặc khi nhập mặt hàng mới. Cách làm này giảm tải cho đội ngũ nội bộ và bổ sung chuyên môn khi quy trình trở nên phức tạp.
3. Quy trình làm thủ tục hải quan
Quy trình thực tế có thể thay đổi theo loại hàng, phương thức vận chuyển và chính sách quản lý tại thời điểm nhập khẩu. Tuy nhiên, một dịch vụ hải quan cơ bản thường gồm sáu bước dưới đây.
- Tiếp nhận thông tin và chứng từ:
Trước tiên, đơn vị phụ trách tiếp nhận thông tin lô hàng và rà soát bộ hồ sơ do khách hàng cung cấp. Chứng từ thường bao gồm:
* Hợp đồng mua bán — Sales Contract.
* Hóa đơn thương mại — Commercial Invoice.
* Phiếu đóng gói — Packing List.
* Vận đơn đường biển hoặc hàng không — Bill of Lading/Air Waybill.
* Giấy chứng nhận xuất xứ — C/O, nếu có.
* Catalogue, hình ảnh hoặc tài liệu kỹ thuật của sản phẩm.
* Giấy phép và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành, nếu mặt hàng yêu cầu.
Ở bước này, các thông tin quan trọng cần được đối chiếu giữa từng chứng từ. Ví dụ gồm tên người bán, người mua, số invoice, tên hàng, số lượng, trọng lượng và điều kiện giao hàng.
Nhờ kiểm tra sớm, doanh nghiệp có thể phát hiện dữ liệu chưa thống nhất trước khi lập tờ khai. Danh mục hồ sơ thực tế vẫn có thể thay đổi tùy từng lô hàng.
- Kiểm tra, phân loại hàng hóa và áp mã HS code: T
Tiếp theo, đội ngũ chuyên môn phân tích tên hàng, công dụng, thành phần, chất liệu và thông số kỹ thuật. Các dữ liệu này được dùng để đề xuất mã HS, thuế suất và chính sách nhập khẩu cần áp dụng.
Đặc biệt, không nên xác định mã HS chỉ dựa trên tên thương mại. Hai sản phẩm có tên gần giống nhau vẫn có thể khác mã do cấu tạo, chức năng hoặc vật liệu.
- Khai báo hải quan điện tử và truyền tờ khai: Sau đó, khách hàng xác nhận dữ liệu dùng để khai báo. Tờ khai được lập và gửi qua hệ thống hải quan điện tử theo phạm vi được phép.
- Những thông tin chính gồm mã loại hình, mã HS, xuất xứ, trị giá, thuế suất và địa điểm làm thủ tục. Ngoài ra, dữ liệu trên tờ khai phải phù hợp với invoice, packing list, vận đơn và các chứng từ liên quan.
- Kết quả xử lí phân luồng:
Khi hệ thống trả kết quả, hồ sơ được xử lý theo mức độ kiểm tra áp dụng cho lô hàng. Tờ khai có thể được miễn kiểm tra chi tiết, kiểm tra chứng từ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
Trong trường hợp cần kiểm tra hồ sơ, đơn vị phụ trách phối hợp xuất trình chứng từ và giải trình thông tin theo yêu cầu. Nếu hàng phải kiểm tra thực tế, chủ hàng cần chuẩn bị địa điểm, nhân lực và điều kiện mở kiện phù hợp.
Đồng thời, các bên phải theo dõi phản hồi để bổ sung thông tin đúng thời hạn. Thời gian xử lý vì thế có thể khác nhau giữa từng lô hàng.
- Thực hiện nghĩa vụ thuế và thông quan:
Tiếp đến, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính theo thông báo của cơ quan hải quan. Các khoản phải nộp có thể gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và nghĩa vụ khác tùy mặt hàng.
Sau khi hồ sơ và nghĩa vụ tài chính đáp ứng yêu cầu, lô hàng được xem xét thông quan hoặc giải phóng hàng theo trường hợp áp dụng. Tuy nhiên, đơn vị dịch vụ không có quyền tự quyết định kết quả cuối cùng.
- Bàn giao hồ sơ và phối hợp nhận hàng :
Cuối cùng, đơn vị phụ trách bàn giao tờ khai, chứng từ và kết quả xử lý cho khách hàng. Hồ sơ cần được lưu trữ để phục vụ kế toán, quyết toán hoặc kiểm tra sau thông quan khi có yêu cầu.
Nếu hợp đồng bao gồm vận chuyển, các bên tiếp tục phối hợp lấy hàng tại cảng, kho hoặc sân bay. Sau đó, lô hàng được giao đến địa điểm đã thống nhất.
4. Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đơn vị khai báo hải quan chuyên nghiệp?
Không phải lô hàng nào cũng cần thuê ngoài toàn bộ thủ tục. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc dịch vụ hải quan khi mức độ phức tạp hoặc rủi ro vượt quá năng lực xử lý nội bộ.
- Chư có nhân sự chuyên trách:
Trước hết, thuê ngoài phù hợp khi công ty chưa có nhân viên am hiểu về khai báo, mã HS, trị giá hải quan và chính sách mặt hàng. Thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến khai sai dữ liệu, bổ sung hồ sơ nhiều lần hoặc chậm nhận hàng.
- Bên cạnh đó, quy định xuất nhập khẩu có thể thay đổi theo từng nhóm sản phẩm. Đơn vị chuyên môn sẽ hỗ trợ rà soát yêu cầu áp dụng tại thời điểm làm thủ tục.
- Hàng hóa có chính sách nhập khẩu phức tạp:
Với nguyên liệu sản xuất, hàng theo mùa hoặc sản phẩm có hạn sử dụng, thời gian xử lý ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh. Dịch vụ hải quan có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ sớm và phối hợp giải quyết yêu cầu phát sinh.
Tuy nhiên, không đơn vị nào có thể bảo đảm tuyệt đối thời điểm thông quan. Tiến độ còn phụ thuộc vào kết quả phân luồng, hồ sơ và yêu cầu của cơ quan quản lý.
- Cần tư vấn chuyên sâu về chính sách và thuế:
Ngoài ra, doanh nghiệp nên tìm tư vấn khi chưa chắc chắn về mã HS, trị giá tính thuế hoặc điều kiện hưởng ưu đãi xuất xứ. Với hàng nhập từ Nhật Bản, thông tin trên C/O cần thống nhất với các chứng từ còn lại.
Mục tiêu là kê khai đúng và sử dụng ưu đãi hợp pháp. Do đó, không nên lựa chọn mã HS chỉ để giảm số thuế phải nộp.
- Tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Cuối cùng, thuê ngoài một phần quy trình giúp đội ngũ nội bộ dành thời gian cho sản xuất, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Phương án này phù hợp khi số lượng lô hàng chưa đủ lớn để duy trì bộ phận xuất nhập khẩu riêng.
5. Tiximax giúp doanh nghiệp thông quan "Zero Worry" như thế nào?
“Cross-Border, Zero Worry” không có nghĩa mọi lô hàng đều được miễn kiểm tra hoặc chắc chắn thông quan đúng một thời điểm cố định. Thay vào đó, Tiximax hướng đến quy trình minh bạch, có đầu mối phụ trách và cập nhật theo từng giai đoạn.
- Kiểm tra hồ sơ trước khi khai báo: Trước hết, Tiximax kiểm tra invoice, packing list, hợp đồng, vận đơn, C/O và tài liệu kỹ thuật. Đội ngũ phụ trách cũng đối chiếu chính sách mặt hàng và đề xuất mã HS để khách hàng xác nhận.
Nhờ đó, những điểm chưa thống nhất giữa các chứng từ có thể được phát hiện sớm. Việc rà soát trước giúp hạn chế tình trạng phải điều chỉnh hồ sơ sau khi hàng đã đến.
- Báo giá landed cost minh bạch:
Tiếp theo, Tiximax lập bảng dự toán landed cost theo phạm vi dịch vụ đã thống nhất. Đây là tổng chi phí dự kiến để đưa hàng đến địa điểm giao nhận.
Tùy từng lô hàng, bảng dự toán có thể bao gồm:
* Giá mua hàng.
* Cước vận chuyển quốc tế.
* Phí bảo hiểm.
* Thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng.
* Phí tại cảng hoặc sân bay.
* Chi phí giao hàng nội địa.
Ngoài ra, các khoản phụ thuộc vào kiểm tra thực tế, lưu kho hoặc phát sinh ngoài phạm vi ban đầu cần được ghi chú riêng. Cách trình bày này giúp khách hàng phân biệt chi phí xác định và khoản dự kiến.
- Giải pháp trọn gói, một đầu mối:
Bên cạnh đó, Tiximax có thể kết hợp gom hàng, vận chuyển quốc tế, khai báo và giao nhận nội địa theo phạm vi hợp đồng. Với đường biển, FCL phù hợp với hàng nguyên container, còn LCL dành cho hàng lẻ ghép container.
Nhờ làm việc qua một đầu mối, thông tin giữa các công đoạn được tập trung hơn. Khách hàng cũng dễ theo dõi trách nhiệm và tình trạng xử lý của lô hàng.
- Giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tiến độ:
Đồng thời, Tiximax theo dõi các mốc xử lý và cập nhật khi hồ sơ cần bổ sung. Nếu phát hiện vấn đề liên quan đến giấy phép, chứng từ hoặc lịch hàng về, đội ngũ phụ trách sẽ trao đổi phương án với khách hàng.
Tuy nhiên, tiến độ cuối cùng vẫn phụ thuộc vào hồ sơ, kết quả phân luồng và quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, nội dung báo giá không nên cam kết tuyệt đối ngày thông quan.
- Tư vấn giải pháp tối ưu: Cuối cùng, mỗi phương án được xây dựng dựa trên loại hàng, sản lượng, lịch giao và ngân sách. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp lựa chọn phạm vi dịch vụ hải quan phù hợp thay vì thuê ngoài những công việc không cần thiết.
6. Câu hỏi thường gặp
Thời gian thông quan một lô hàng thường mất bao lâu?
Thời gian thông quan phụ thuộc vào loại hàng, độ đầy đủ của chứng từ và luồng hải quan (xanh, vàng, đỏ). Thông thường, một lô hàng thông quan suôn sẻ có thể mất từ 1-3 ngày làm việc sau khi hàng cập cảng/sân bay và có đủ chứng từ. Các trường hợp cần kiểm hóa hoặc bổ sung giấy tờ có thể kéo dài hơn. Tiximax luôn nỗ lực đẩy nhanh quy trình này.
Chi phí dịch vụ làm thủ tục hải quan được tính như thế nào?
Chi phí dịch vụ làm thủ tục hải quan thường bao gồm phí khai báo, phí kiểm hóa (nếu có), và các phụ phí khác tùy theo loại hàng và dịch vụ đi kèm. Tiximax cung cấp báo giá landed cost minh bạch theo lô hàng, đảm bảo không có phí ẩn. Mức phí cụ thể sẽ được tư vấn dựa trên thông tin chi tiết về lô hàng của bạn.
Tiximax có hỗ trợ khai báo hải quan cho tất cả các loại hàng hóa không?
Tiximax hỗ trợ khai báo hải quan cho đa dạng các loại hàng hóa, đặc biệt có kinh nghiệm với hàng nhập khẩu lô lớn từ Nhật Bản. Tuy nhiên, một số mặt hàng cấm nhập khẩu hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành đặc biệt có thể cần xem xét kỹ lưỡng hoặc không thể hỗ trợ. Quý khách nên liên hệ Tiximax để được tư vấn chi tiết về loại hàng của mình.
Nếu hàng hóa bị kẹt tại hải quan, Tiximax sẽ xử lý ra sao?
Nếu hàng hóa bị kẹt tại hải quan do các vấn đề về chứng từ hoặc quy định, Tiximax sẽ chủ động làm việc với cơ quan hải quan và khách hàng để tìm giải pháp. Chúng tôi sẽ tư vấn các phương án xử lý, hỗ trợ bổ sung giấy tờ hoặc điều chỉnh khai báo để hàng hóa được thông quan nhanh nhất, giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh và chậm trễ cho doanh nghiệp.
